Doelstelling van deze wet is de aanscherping van kwaliteitseisen voor zorginstellingen en de vergroting van het bewustzijn hiervan binnen de instelling. Voor alle zorgaanbieders (ongeacht of deze zelf verzekerde zorg verlenen of in onderaanneming) geldt voortaan een meldplicht. Voor zorgaanbieders met meer dan 10 zorgverleners geldt daarnaast een vergunningsplicht.

De Wtza-meldplicht is bedoeld om alle zorgaanbieders en jeugdhulpaanbieders onder het toezichtdomein van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) in beeld te brengen en zo risicogericht toezicht te bewerkstelligen en zorgaanbieders beter bewust te maken van de (kwaliteits)eisen die zijn gesteld aan zorgverlening.

Het systeem van de Wtza-vergunning vervangt het systeem van de WTZi-toelating. Deze vergunning legt meer nadruk op de kwaliteit van zorg. Daarbij zijn er meer weigerings- en intrekkingsgronden aan de vergunning verbonden. Bovendien kent het systeem geen automatisch toegelaten instellingen meer. Waar instellingen voor paramedische zorg (zoals fysiotherapeuten) onder de WTZi nog ‘van rechtswege’ over een toelating beschikten, is dat nu niet meer het geval.

De Wtza is van toepassing op alle zorgaanbieders (zowel nieuwe als bestaande) die zorg als bedoeld in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Dit is een ruime definitie waar de zorgverlening door fysiotherapeuten ook onder valt. Het maakt daarbij niet uit of er sprake is van verzekerde zorg (Zvw-zorg) of niet-verzekerde (commerciële) zorg.

Nee. De Wtza is van toepassing op alle zorgaanbieders. Dit kunnen zowel instellingen zijn als solistisch werkende zorgaanbieders.

Als instelling wordt aangemerkt:

• een rechtspersoon (BV, NV, stichting, vereniging of coöperatie);
• een organisatorisch verband (maatschap of Vof) van natuurlijke personen;
• een natuurlijke persoon (eenmanszaak).

 

Als solistisch werkende zorgaanbieder wordt aangemerkt:

• een zorgverlener die – anders dan in dienst of in opdracht van een instelling – beroepsmatig zorg verleent.

U kunt zich sinds 1 januari 2022 melden via het portaal op www.toetredingzorgaanbieders.nl.

U wordt gevraagd een digitaal meldingsformulier in te vullen. In het meldingsformulier wordt gevraagd naar hele basale gegevens, zodat de IGJ meer kennis heeft van u als zorgaanbieder of jeugdhulpaanbieder ten behoeve van haar risicogerichte toezicht.

Indien er sprake is van een nieuw KvK-nummer wordt de fysiotherapiepraktijk gezien als ‘nieuwe zorgaanbieder’. Wanneer u bijvoorbeeld zorg verleent van uit een maatschap en deze activiteiten wenst voort te zetten vanuit een B.V., zal hier sprake is van zijn.

Nee, u bent dan al bekend als zorgaanbieder.

Indien er een overname van uw activiteiten plaatsvindt door een andere zorgaanbieder vóór 1 juli 2022, hoeft u zich niet te melden. De overnemende partij dient uiteraard wel aan de meldplicht te voldoen. Indien er overname van aandelen plaatsvindt, is het wel verstandig om te melden. De meldplicht berust immers op de instelling (rechtspersoon). Indien uw praktijk/activiteiten worden overgenomen na 1 juli 2022 dient u in alle gevallen zelf tijdig te melden.

Indien er sprake is van een nieuw KvK-nummer wordt de fysiotherapiepraktijk gezien als ‘nieuwe zorgaanbieder’. Wanneer enkel uw adres of naam wordt gewijzigd, hoeft er niet opnieuw melding te worden gemaakt.

Een maat is in principe onderdeel van een instelling (de maatschap) en hoeft zich dus niet apart te melden.

Dit is anders wanneer er binnen een maatschap een maat toetreedt die als enige maat zorg verleent en er ook geen personeel werkzaam is dat is zorg verleent. In dat geval wordt de maat aangemerkt als solistisch werkende zorgverlener en geldt voor de maat wél een meldplicht. De maat meldt dan de maatschap aan. Indien er op een later moment meerdere maten toetreden die zorg verlenen, hoeft de maat zich niet opnieuw te melden. De maatschap is dan al bekend.

Nee. Indien uw instelling zich heeft gemeld of is uitgezonderd van de meldplicht (door opname in het Landelijk Register Zorgaanbieders) hoeft u zich als individu niet te melden. De meldplicht voor individuen geldt alleen wanneer u een solistisch werkende zorgaanbieder bent.

Dat hangt af van de wijze waarop de samenwerking wordt vormgegeven. Indien u samenwerkt met een andere zorgaanbieder geldt in beginsel dat beide zorgaanbieders zich afzonderlijk moeten melden en dat de samenwerking niet van invloed is op de meldplicht. Indien u samen met een andere partij een nieuwe rechtspersoon opricht en vanuit die rechtspersoon zorg gaat verlenen, dan dient u wel opnieuw (vooraf) te melden.

In beginsel geldt de vergunningsplicht niet voor onderaannemers. Dit is anders wanneer de hoofdaannemer zelf geen zorg verleent en als het ware een ‘lege huls’ is. In dat geval moeten zowel de hoofdaannemer als de onderaannemer over een toelatingsvergunning beschikken als aan de voorwaarden daarvoor voldaan is.

Voorbeeld: indien u vanuit besloten vennootschap A contracteert / declareert, maar alle verzekerde zorg uitvoert vanuit besloten vennootschap B, zullen beide vennootschappen over een vergunning moeten beschikken.

Als bij een samenwerkingsverband ieder als zelfstandige beroepsbeoefenaar werkzaam is, een eigen praktijkruimte heeft en zij geen onderlinge afspraken hoeven te maken over zorgverlening, is ieder van hen een zorgaanbieder en is er geen sprake van een zorginstelling.

Alle zorgverleners die Zvw-zorg of Wlz-zorg verlenen, worden meegeteld. Een parttimer telt als één zorgverlener. Een stafmedewerker, vrijwilliger of stagiaire telt niet mee.

Ja, gekeken wordt naar het aantal zorgverleners dat namens de instelling Zvw-zorg of Wlz-zorg verleent. Wanneer er binnen een groep van rechtspersonen meerdere entiteiten zijn die verzekerde zorg leveren namens één hoofdaannemers, zal het aantal zorgverleners bij de andere entiteiten moeten worden opgeteld om te beoordelen of er sprake is van een vergunningsplicht bij de hoofdaannemer.

Bij de vergunningverlening wordt aan de volgende eisen getoetst:

• de eis van een onafhankelijk interne toezichthouder;
• de eis van een dusdanige organisatie dat dit leidt tot het verlenen van goede zorg; denk daarbij aan voldoende kwalitatief en kwantitatief toegerust personeel en materiaal, een goede toedeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, almede afstemmings- en verantwoordingsplichten;
• de eis van een systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van zorg;
• de eis van een interne procedure, waarin stapsgewijs wordt aangegeven hoe wordt omgegaan met signalen van incidenten;
• de eis van een regeling financiële bedrijfsvoering;
• de eis van een financieel gescheiden administratie van zorgactiviteiten van andere beroeps- of bedrijfsmatige activiteiten;
• de eis van een ordelijke en controleerbare financiële administratie;
• de eis van rechtmatig declareren;
• de eis van een cliëntenraad.

U moet bij het aanvragen van de vergunning aan het CIBG de juiste gegevens verstrekken (en ervoor tekenen), waaruit blijkt dat aan de voorwaarden is voldaan. Op basis hiervan wordt de vergunning afgegeven of geweigerd.

Vervolgens houden het de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) en de Nederlandse zorgautoriteit (Nza) toezicht op de naleving van de vereisten. Indien geconstateerd wordt dat niet aan de vereisten is voldaan, kan het CIBG besluiten tot intrekking van de vergunning.

Instellingen voor paramedische zorg (waaronder fysiotherapiepraktijken) waren onder de WTZi van rechtswege toegelaten en hoefde geen WTZi-toelating aan te vragen om onder de Zorgverzekeringswet te mogen declareren.

Voor bestaande instellingen die op 1 januari 2022 als een van rechtswege toegelaten instelling werden aangemerkt en met tien of meer zorgverleners verzekerde zorg leveren, moeten vóór 1 januari 2024 een vergunning aanvragen.

Voor bestaande instellingen die op 1 januari 2022 niet met meer dan 10 zorgverleners zorg verlenen, maar die op enig moment na 1 januari 2022 de drempel van tien zorgverleners overschrijden (en daardoor vergunningplichtig worden) moeten binnen 6 maanden na die overschrijding een Wtza-vergunning hebben aangevraagd.

Voor nieuwe instellingen geldt geen overgangsrecht: nieuwe instellingen met meer dan tien zorgverleners moeten de Wtza-vergunning aanvragen vóór aanvang van de zorgverlening.

De aanvraag van de Wtza-vergunning vindt plaats op het portaal van www.toetredingzorgaanbieders.nl. Voor de behandeling van de aanvraag moet u € 725,- betalen. Dit geldt voor nieuwe zorgaanbieders en zorgaanbieders die op enig moment na 1 januari 2022 de grens van tien zorgverleners overschrijden.

Indien u op 1 januari 2022 zorg verleende (en dus over een WTZi-toelating van rechtswege beschikte) met meer dan tien zorgverleners, hoeft u voor de vergunningsaanvraag niets te betalen.

Vanaf het moment dat de aanvraag compleet bij het CIBG binnen is, geldt in beginsel een maximum behandeltermijn van 8 weken voor het nemen van een beslissing op de aanvraag. Het CIBG mag deze behandeltermijn van 8 weken echter verlengen. U wordt in dat geval geïnformeerd over de verlenging en de nieuwe termijn waarbinnen de beslissing zal worden genomen.

De vergunning is verbonden aan het KvK-nummer van uw instelling. Daarmee worden wijzigingen in het handelsregister automatisch doorgegeven aan CIBG. Als het KvK-nummer wijzigt, dient u een nieuwe aanvraag voor een vergunning in te dienen.

Zorgverzekeraars en zorgkantoren gaan over de vergoeding van declaraties. Zij kunnen hiertoe de Wtza-vergunning als voorwaarde stellen. Zij kunnen geen Wtza-vergunning eisen, als u hiertoe op grond van de Wtza niet verplicht bent.

Meer dan 50 zorgverleners
Indien uw praktijk met meer dan 50 zorgverleners zorg verleende in 2021, was u op grond van de WTZi al verplicht om te beschikken over een interne toezichthouder. Wel dienen de statuten in lijn te worden gebracht met de eisen die hieraan op grond van de Wtza worden gesteld.

Meer dan 25 zorgverleners, maar minder dan 50 zorgverleners
Indien uw praktijk met minder dan 50 zorgverleners zorg verleende in 2021, was u op grond van de WTZi niet verplicht om te beschikken over een interne toezichthouder. Verleent u op 1 januari 2022 zorg met meer dan 25 zorgverleners, dan moet u op het moment van aanvraag van de Wtza-vergunning voldoen aan de eis van een interne toezichthouder.

Ja, de eis van een interne toezichthouder geldt voor alle instellingen. Bij rechtspersonen (BV, NV, stichting, vereniging of coöperatie) moet uit de statuten en bij niet rechtspersonen (maatschap, VOF of eenmanszaak) moet uit een schriftelijke regeling (samenwerkingsovereenkomst of reglement) blijken dat aan de eisen die worden gesteld aan de interne toezichthouder is voldaan.

Een dualistisch bestuursmodel is verplicht. Dit wil zeggen dat er een duidelijke scheiding moet bestaan tussen de dagelijkse of algemene leiding binnen de praktijk (het bestuur) en de interne toezichthouders.

De belangrijkste eisen waaraan de interne toezichthouder moet voldoen worden hieronder toegelicht.

Taakomschrijving toezichthouders

• de interne toezichthouder dient toezicht te houden op het beleid van de dagelijkse of algemene leiding van de praktijk (het bestuur) en de algemene gang van zaken binnen de praktijk;
• de interne toezichthouder dient zich te richten naar het belang van de praktijk, het te behartigen maatschappelijke belang en het belang van de betrokken belanghebbenden;
• de bevoegdheidsverdeling alsmede de wijze waarop interne conflicten worden geregeld, dienen schriftelijk te worden vastgelegd.
• de interne toezichthouder moet rechtstreeks toezicht kunnen houden op het niveau waar
• de voor de praktijk belangrijke beleidsbeslissingen worden genomen.

Omvang en samenstelling interne toezichthouder

• De interne toezichthouder moet tenminste uit drie natuurlijke personen bestaan;
• Een profielschets is vereist voor de leden van de interne toezichthouder. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de aard van de praktijk, de activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de leden van de interne toezichthouder;
• Vaststelling van de profielschets moet ter advisering worden voorgelegd aan de cliëntenraad.

Onafhankelijkheid toezichthouders
In het uitvoeringsbesluit en in de Governancecode Zorg is bepaald dat de interne toezichthouders onafhankelijk en kritisch dienen te opereren ten opzichte van elkaar, de dagelijkse en algemene leiding van de praktijk (het bestuur) en welk deelbelang dan ook. Deze onafhankelijkheid is verder uitgewerkt en verankerd in het uitvoeringsbesluit Wtza.

De Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorg en Welzijn (“NVTZ”) heeft het platform ‘NVTZ Zoek+Vind’ opgericht (Over Zoek+Vind | NVTZ). Dit is een matchingplatform dat kan helpen bij het vinden van toezichthouders. U betaalt een vast tarief per ingevulde vacature.

Indien u aan de jaarverantwoordingsplicht moet voldoen, dient uw jaarverantwoording uit de volgende onderdelen te bestaan:

1. Een financiële verantwoording conform het model van VWS
Voor rechtspersonen geldt een jaarrekening conform de modellen in bijlage 1 van de Regeling openbare jaarverantwoording WMC. In deze modellen wordt onderscheid gemaakt naar omvang van de zorgaanbieder.

Voor personenvennootschappen (VOF, maatschap en cv) geldt een balans en staat van baten en lasten conform de modellen in bijlage 2 van de Regeling openbare jaarverantwoording WMG.

Voor eenmanszaken geldt dat een financiële verantwoording conform het model van bijlage 3 van de Regeling openbare jaarverantwoording WMG.

2. Controleverklaring van de RA- of AA-accountant (hierbij geldt een uitzondering voor kleine zorgaanbieders (omzet < € 12 mio.), overige gegevens, bestuursverslag en verslag van de interne toezichthouder
In de Regeling openbare jaarverantwoording WMG worden ook regels gesteld over de inhoud van de bij de financiële verantwoording te voegen informatie.

Afhankelijk van de waarde van de activa, de netto-omzet en het aantal werknemers moeten zorgaanbieders bepaalde informatie toevoegen aan de financiële verantwoording.

De bij de financiële verantwoording te voegen informatie bestaat voor (middel)grote zorgaanbieders uit:

• een controleverklaring van een RA- of AA-accountant;
• overige gegevens (vergelijkbaar met artikel 2:392 van het Burgerlijk Wetboek);
• een bestuursverslag;
• een verslag van de interne toezichthouder.

De meeste kleine fysiotherapiepraktijken zijn uitsluitend verplicht om een verslag van de interne toezichthouder openbaar te maken, indien zij over een Wtza-vergunning beschikken en aan de eis van een interne toezichthouder moeten voldoen.

U dient de jaarverantwoording aan te leveren bij het portaal DigiMV 3.0. Dit portaal is te vinden op de website van www.jaarverantwoordingzorg.nl. De jaarverantwoording is vervolgens voor een ieder op die website in te zien. Het is niet mogelijk om de jaarverantwoording schriftelijk aan te leveren.

De Wkkgz regelt het volgende:

• Een betere en snelle aanpak van klachten
• Zorgmedewerkers kunnen veilig incidenten melden
• Client krijgt sterkere positie
• Uitbreiding meldplicht zorgaanbieders

De belangrijkste verplichtingen waaraan u moet voldoen, zijn:

• Systeem voor veilig melden van incidenten
  Uw medewerkers moeten binnen de eigen organisatie onzorgvuldigheden en incidenten in de zorgverlening op veilige manier kunnen melden. Denk aan de melding van (bijna-)ongelukken door een ingewikkelde werkwijze. Of aan medische technologie die niet goed functioneert of wanneer zorgverleners technologie niet goed gebruiken. Doel is dat collega’s zulke ervaringen met elkaar bespreken, ervan leren en zo samen de zorg verbeteren. U mag zelf bepalen op welke manier u dit organiseert.
• Controleren functioneren zorgverlener voor indiensttreding
  Vanaf 2016 moet u het functioneren van iedere nieuwe zorgverlener onderzoeken, voordat u hem of haar aanneemt. Voor nieuwe medewerkers in de langdurige zorg en de intramurale geestelijke gezondheidszorg geldt een extra voorwaarde. Ze moeten een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kunnen tonen. Meer weten? Kijk dan op de pagina Hoe controleer ik het arbeidsverleden van mijn nieuwe zorgverlener (vergewisplicht)?
• Meldplicht bij Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd
  Ontslaat u een zorgverlener vanwege ernstig disfunctioneren? Dan moet u dit melden bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ook moet u alle geweldsincidenten (zoals mishandeling) tegen patiënten melden bij de IGJ. De IGJ kijkt dan welke maatregelen u moet nemen om te voorkomen dat het weer gebeurt.
• Extra informatieplicht
  Uw patiënten hebben het recht op goede informatie als iets niet goed is gegaan in de gegeven zorg. Bijvoorbeeld als artsen een fout hebben gemaakt tijdens een operatie. U moet zo’n fout met de patiënt bespreken en hiervan een aantekening maken in het patiëntendossier. Ook moet u een patiënt informeren over de kwaliteit van uw zorgverlening wanneer een patiënt daarom vraagt. Denk aan vragen over hoe vaak u een bepaalde ingreep heeft uitgevoerd en met welke resultaten.
• Klachtenfunctionaris
  U moet een klachtenfunctionaris hebben die gratis is voor uw patiënten. De klachtenfunctionaris kan bemiddelen om een oplossing te vinden waar iedereen tevreden over is. Ook kan hij de patiënt informeren over de verschillende mogelijkheden om een klacht in te dienen.
• Geschilleninstantie
  Sinds 2017 moet elke zorgaanbieder zich hebben aangesloten bij een erkende geschilleninstantie. Organisaties van patiënten en zorgaanbieders zijn druk doende om geschilleninstanties op te richten. De minister van Volksgezondheid, welzijn en Sport (VWS) moet de geschilleninstantie erkennen. De erkenningseisen staan in de Uitvoeringsregeling Wkkgz.
• Overeenkomsten
  Elke zorgaanbieder moet sinds 2017 een schriftelijke overeenkomst hebben met alle zorgverleners die voor hem werken. Hierin staan eisen waaraan de zorgverlener moet voldoen. Zo kunt u instaan voor de kwaliteit van de zorg en een goede afhandeling van eventuele klachten. Voor medewerkers in loondienst is de arbeidsovereenkomst voldoende.

Alle verplichtingen op grond van de Wkkgz zijn terug te vinden op: Overzicht verplichtingen Wkkgz | Publicatie | Rijksoverheid.nl.

U dient schriftelijk vast te leggen wat de rol van de cliëntenraad is, hoeveel leden er zitting hebben in de cliëntenraad, de wijze van benoeming en ontslag, welke personen tot lid kunnen worden benoemd en wat de zittingsduur van de leden is.

In deze schriftelijke regeling dient tevens te worden geregeld op welke wijze de cliëntenraad wordt betrokken bij de voorbereiding van besluitvorming en hoe de cliëntenraad van benodigde informatie wordt voorzien.

Een cliëntenraad heeft verschillende rechten:

• recht op informatie (een zorginstelling moet de cliëntenraad alle informatie geven die het nodig heeft om de belangen van patiënten en cliënten te behartigen);
• recht op overleg (de cliëntenraad overlegt regelmatig met de directie over het beleid van de instelling);
• recht om te adviseren (de cliëntenraad mag gevraagd en ongevraagd de directie adviseren);
• recht van instemming (de cliëntenraad moet vooraf instemmen met bestuursbesluiten besluiten die directe gevolgen hebben voor cliënten. Bijvoorbeeld over de kwaliteit van de zorg of de dagbesteding);
• recht van enquête bij wanbeleid (de cliëntenraad heeft het recht om de Ondernemingskamer van het Gerechtshof in Amsterdam te vragen mogelijk wanbeleid van een zorginstelling te onderzoeken);
• recht om een bestuurslid voor te dragen (de cliëntenraad mag ten minste één persoon voordragen voor de benoeming als lid van de Raad van Toezicht. Ook mag de cliëntenraad advies geven over een profielschets voor een bestuurslid van de zorginstelling en voor een lid van de Raad van Toezicht).

Het is voor veel instellingen moeilijk om nieuwe leden te werven. Zeker omdat patiënten vaak maar voor een korte periode worden gezien. Hier is geen eenduidige oplossing voor, anders dan het persoonlijk benaderen van mensen (zelf of via medewerkers), voorlichtingen te geven en adverteren.